現状のタスク管理のやり方を棚卸します

タスク管理方法について悩みまくっているカユウ(@papa_kayu)です。

先日の記事に書いた通り、現状のタスク管理のやり方を棚卸してみます。
やり方のメモすら作っていなかったので完全に一から書くことになり、今更ながらちょっと後悔。

後ろ向きな気持ちにはフタをして、いってみましょう！

使っているツール

• Evernote
• Toodledo
• Google カレンダー
• Toggl

ある意味一般的と言えば一般的なツールばかりですね。

タスクの流れ

本当は図解したほうがいいと思うのですが、これから変えていこうとしている方法なので文字だけで書きます。

1. 頭の中のものをEvernoteのInboxとしたノートブックに登録
2. プロジェクトかタスクなのかを判断して、Projectノートブック、NextActionノートブックにそれぞれ移動
3. NextActionノートブックに入れたノートをToodledoに転記
4. Toodledoを見ながらタスクを実行
5. 実行するときはTogglで時間を記録
6. 繰り返しのタスクであればToodledoで繰り返しの設定
7. 完了したらToodledoを完了にする
8. NextActionノートブックからTrashノートブックに移動

このタスク管理の問題点

1. EvernoteからToodledoへの転記が面倒
   ・Toodledoに転記する際、ノートからタイトルを一行ずつコピペしていくのが手間なのです。
   　Evernoteではタスク管理に物足りず、Toodledoではプロジェクト管理ができないので、このような形をとりました。

2. Toodledoで完了としたタスクをEvernoteでも移動させるのが面倒
   ・完了操作を2回やるのは煩わしいと思ってしまった僕の負け。
   　Evernoteでノートを移動させるのなんて2クリックで終わるというのに。
   　後でやろうと思うと終わったタスクが残り続けて終わったかどうかの判断をしなきゃいけないのが面倒の原因

3. Togglが独立しちゃってる
   ・せっかく作業ログをとってもそれ単体だと無意味なんですよね
   　見積もり時間を考えるときの参考にするとしても、別画面と行き来しながらは面倒です

改善案

今のところ考えている改善案です。

1. Evernoteはプロジェクト管理のみにする
   ・1プロジェクト1ノートにして管理してみる
   　無料のToodledoではサブタスクが作れない分、Evernoteの自由なノート形式に頼ってみよう

2. IFTTTを使ってToodledoの完了タスクをEvernoteに連携
   ・Evernote内で完了しているかどうかが見れるので完了確認が楽になると予想
   　Inboxに入れたものがタスクだったらToodledoに転記した段階でTrashノートブック行きにすれば良い

3. TogglのログをGoogle カレンダーにインポート ・Google カレンダーにインポートすれば長期的に保管できるようなので、試してみようと思います
   参考URL：TogglのデータをGoogleカレンダーに反映させて行動を可視化する | Rebuild KO

まとめ

EvernoteからToodledoへの転記という問題が残りますが、そこはがんばってみようと思います。
振り返りと改善ができるような環境設定がまず第一として、タスク管理方法を改善していく予定です。

Twitterで@marie__100さんに教えていただいたガントチャートを手帳に貼り込む方法はいったん棚上げです。
理由は、管理が簡単なガントチャートのツールが見つからなかったから。
Excelが一番簡単そうなんだけど、家のPCにはExcel入っていないので。。。

ではでは、今日はこれにて。

できるポケット Evernote 基本＆活用ワザ 完全ガイド できるポケットシリーズ

Toodledo「超」タスク管理術

?週末に覚える?　タスク計測ツール「Toggl」の取説: Toggl　超入門書