在宅勤務の打刻忘れ防止に iOS のオートメーションがオススメ
在宅勤務をする中で、もっとも忘れやすいことは勤務開始と終了時の打刻だろう。少なくとも僕はそうだ。朝会が終わったあとに打刻忘れに気づけば、まだマシなほう。ひどい時には翌日の勤務開始時になって、前日の打刻がないことに気づくこともある。
2年以上、毎月のように後から手書きで打刻を書いているが、今のところ会社から怒られたことはない。だが、できることなら勤務開始時と終了時、忘れずにリアルタイムで打刻したいと常々思っている。なので、iOS であれば使えるオートメーションによる打刻確認の仕組みを作ったので、紹介したい。
僕のように打刻忘れを改善したいと思っている人の参考になれば幸いだ。
iOS のオートメーションとは
Apple 社の iPhone や iPad で使用可能な自動化ツールのことである。iOS 13 で標準搭載された「ショートカット」のアプリ内の一機能という扱いになっている。
おおざっぱに言うと、事前に条件と処理を設定しておき、事前に設定した条件を満たした場合は自動的に処理を行うというものだ。よく紹介されているのが、Bluetooth イヤホンを接続したら、自動で音楽アプリを起動する、というものになる。
打刻忘れ防止オートメーションの概要
打刻忘れを防止するためには、勤務開始時間の5分前になったら、打刻したかを確認してもらえばいいのだ。ただし、その確認を人間にお願いすると人件費がかかってしまう。さらには、お願いした相手になんらかの事象が発生し、連絡が取りづらい状況になってしまう可能性を考えると、不確実性が高くなってしまう。
以上のことから、自動化決まった時間にお知らせするオートメーションを作ることにした。決まった条件を満たした場合にお知らせすることは、自動化の得意分野の一つだ。工場で何か問題があったとき、事務所の赤ランプが点灯する、という仕組みに近いかもしれない。
今回作ったオートメーションはこちら。勤務開始が 10:00 の弊社に合わせ、平日 9:55 に音声でお知らせしてもらうようにした。ぶっちゃけて言えばアラームのラベルに「打刻確認」とでも入力しておけばいいことではある。だが、画面を見ることができない状況だと何でアラームが鳴っているのかわからない、という不便さがある。画面が見れない状況でも、打刻確認であることがわかるようにするため、テキストの読み上げという方法にしたのだ。
オートメーションを設定するにあたり、重要なことが1つある。「実行の前に尋ねる」を必ず OFF にしておくことだ。ON になっていると、時間になったときオートメーションを開始してよいかを確認する通知が出てくる。この通知は、他の通知と同じ音なので、紛れてしまうのだ。それではせっかく画面を見なくても認識できるオートメーションを設定したのに、いちいち画面を確認することになってしまう。なので、オートメーションを作ったら「実行の前に尋ねる」は OFF にすることをオススメする。
効果
導入して2日が経ったところだが、今のところリアルタイムで打刻することができている。5分前という時間に設定したことは、自分の作業リズムにもあっていたので、とてもよかった。もうしばらく使ってみて問題なさそうであれば、自動で打刻画面を表示するところまで進めてしまいたいところ。そうすれば、打刻ボタンを押すだけで済む。
個人的に残念なポイントとしては、もうちょっと人間っぽい感じで読み上げてくれると、人に声をかけられた感になり、いっそう緊張感が増す気がしている。
おわりに
オートメーションを設定して、平日は決まった時間に打刻する生活が続けば、いつの間にか習慣化されて打刻確認はいらなくなるかもしれない。習慣化するまで大体3週間程度ということなので、3週間後が楽しみである。
在宅勤務をしている人がどれくらいいるかわからないが、打刻忘れを怒られる会社もあるかもしれない。打刻忘れを防ぎたい方の参考になれば幸いだ。
